Más de 15 trucos imprescindibles de Google Docs para aumentar tu productividad (no se requieren complementos)

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Conclusiones secreto de conectamentado

• Google Docs se ha convertido en la plataforma universal de colaboración de documentos.
• Funciones como escritura por voz, chips inteligentes e historial de versiones superan a la mayoría de los procesadores de texto, pero muchos nunca los han usado.
• En esta consejero, comparto más de 25 consejos enseres para Google Docs que le ayudarán a optimizar su flujo de trabajo.

Google Docs ha sido parte de mi vida durante casi dos décadas. Conmemoración cuando se lanzó por primera vez en 2006: todavía estaba en la escuela secundaria y no he dejado de usarlo desde entonces. Poder entrar a un procesador de textos con todas las funciones desde cualquier computadora del mundo parecía revolucionario entonces, y su utilidad sigue siendo relevante hoy en día.

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La mayoría de la gentío está familiarizada con los conceptos básicos de la plataforma, pero apuesto a que no conoces la mayoría de sus funciones. Google Docs está repleto de herramientas que incluso los usuarios más veteranos echan de menos. Para ayudarte, he recopilado más de 25 consejos y trucos de Google Docs para ayudarte a trabajar más rápido, mantenerte organizado y colaborar de modo más efectiva.

Conveniente a que hay tantos, los he dividido en seis categorías separadas:

1. Productividad básica

Registro maestra de atajos de teclado

Al igual que Windows, Google Docs tiene su propio conjunto de atajos de teclado. Muchas de las combinaciones de teclas más conocidas todavía se aplican (como Ctrl + C para copiar y Ctrl + V pegar); sin requisa, Docs tiene sus propios atajos específicos de la plataforma, incluidos Ctrl + Alt + M.para añadir un comentario y Alt + Shift + Ipara inaugurar el menú Insertar.

Aprenderlos le ahorrará mucho tiempo. Para ver el menú contextual completo, presione:

• Ctrl + / en Windows
• comando + / en MacOS.

Escritura por voz

Si alguna vez tiene dificultades para sacar su idea de la habitante y plasmarla en la página, la útil Escritura por voz puede convertir esos pensamientos en texto. Vaya a Herramientas > Dictado por voz para habilitarlo. Aparecerá un icono de micrófono en la ángulo. Haz clic en él y comienza a cuchichear.

Esta característica funciona mejor en Google Chrome. En otros navegadores, es posible que los comandos de voz de puntuación, como sostener «punto y coma», no se conviertan correctamente y, en cambio, escriban las palabras fielmente.

Inquirir y reemplazar

Utilice Inquirir y reemplazar para corregir errores tipográficos, modernizar texto y ajustar información de forma masiva.

• Ctrl + F para averiguar palabras en Windows.
• Ctrl + H para reemplazar texto en Windows.
• Cmd + F para averiguar palabras en MacOS.
• Cmd + H para reemplazar texto en MacOS.

Cambiar capitalización

No es necesario retornar a escribir el texto para corregir las mayúsculas. Resalte el texto y luego vaya a: Formato > Texto > Capitalización. Desde el menú, puede cambiar el texto entre minúsculas, mayúsculas o mayúsculas, que pone en mayúscula la primera signo de cada palabra.

Marcadores

Los marcadores son enseres al escribir un mensaje extenso o un documento de investigación, ya que proporcionan una modo rápida de navegar entre puntos. Para añadir un tanteador, coloque el cursor en un punto del texto > Insertar > Grabador.

Utilice estos atajos de teclado para navegar:

• Para saltar en dirección a delante: presione Ctrl + Alt + N + B en Windows / presione Ctrl + Cmd + N + B en MacOS.
• Para saltar en dirección a antes: presione Ctrl + Alt + P + B en Windows / presione Ctrl + Cmd + P + B en Windows

2. Diseño de página

Tabla de contenidos y esquema del documento

Google Docs puede crear un esquema de documento y una tabla de contenido para ayudar a organizar su texto, y uno y otro dependen de la misma influencia: aplicar estilos de título.

Para asignar títulos, resalte un fragmento de texto > seleccione un estilo de título en el menú desplegable yuxtapuesto al nombre de la fuente. La cargo funciona así:

• El título 1 es para los títulos de la sección principal.
• El título 2 es para las subsecciones
• El título 3 es para temas o fundamentos específicos, como imágenes, tabletas o gráficos.

Cuando aplicas títulos, Google Docs crea instantáneamente un panel Esquema a la izquierda. Para implementar una tabla de contenido al inicio del documento, coloque el cursor en la parte superior > Insertar > Utensilios de página > Tabla de contenido. Elija un estilo y las plataformas generarán una Tabla. Cada entrada presenta un hipervínculo que le permite saltar directamente a una sección específica.

Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página brindan a los escritores un extensión para añadir números de página, títulos, información del autor y más. Para añadir uno, vaya a Insertar > Utensilios de página > Encabezados o Pies de página (elija el que necesite en este momento). Los encabezados y pies de página en Google Docs solo ofrecen una personalización básica, como permitir un encabezado diferente para la primera página.

Si desea tener control total, coloque el cursor al final del texto, luego vaya a Insertar > Brinco > Brinco de sección (página venidero). Haga doble clic en el encabezado o pie de página recién adjunto y desactive Vincular al previo.

Insertar imágenes y dibujos

Para añadir imágenes, haga clic en Insertar > Imagen. Puedes subir imágenes desde Google Drive, Fotos, tu computadora, Google Imágenes o una cámara conectada, entre otras fuentes. Si desea crear un dibujo simple, siga esta ruta: Insertar > Dibujo. La útil gráfica de Google Docs te permite crear formas, cuadros de texto y gráficos básicos.

chips inteligentes

Los Smart Chips mejoran su documento agregando fundamentos interactivos. Todo lo que tienes que hacer es escribir ‘@’ y aparecerá el menú contextual de Smart Chips. Los usos comunes incluyen incorporar eventos de Google Calendar, notas de reuniones, rastreadores de proyectos, hojas de ruta de productos y más.

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3. Colaboración

Correo electrónico directamente desde Google Docs

No es necesario que abandones la plataforma para enviarle a algún tu archivo. Para enviarlo por correo electrónico: vaya a Archivo > Correo electrónico > Despachar este archivo por correo electrónico > luego ingrese la dirección del destinatario y envíelo. Si la persona ya tiene acercamiento o es parte de ellos, elija Despachar correo electrónico a colaboradores.

compartir archivos

Para compartir un documento, haga clic en el brote Compartir en la ángulo superior derecha. Tiene la posibilidad de difundir un enlace para compartir o añadir personas específicas directamente por correo electrónico. Además puede designar si los destinatarios pueden ver, comentar o editar el documento.

Hacer que los documentos estén disponibles sin conexión

Puede editar una página de Google Docs sin conexión, pero la configuración requiere que realice algunos pasos. Primero, vaya a la página de inicio de Google Docs y haga clic en el ícono de menú, indicado por tres líneas horizontales. Haga clic en Configuración > Relevarse sin conexión > Aceptar. Ahora, vaya al documento al que desea entrar sin conexión. Seleccione Archivo > Hacer apto sin conexión.

Ahora podrá trabajar en ese archivo sin conexión y los cambios se sincronizarán cuando vuelva a estar en camino.

Historial de versiones

Google Docs depositario automáticamente cada cambio que realiza, lo que significa que ningún trabajo se pierde efectivamente, a menos que lo elimine manualmente.

Para ver versiones anteriores, vaya a Archivo > Historial de versiones > Ver historial de versiones. Verás una camino de tiempo de ediciones a la derecha. Seleccione una traducción, luego haga clic en Restaurar esta traducciónen la cima. Esto recupera el texto previo. Sobrescribe la copia más nuevo, aunque por fortuna puedes restaurarla mediante el mismo proceso.

Comparar documentos

Google Docs te permite comparar dos documentos uno encima del otro, resaltando las diferencias entre ellos. Para comparar un par de archivos, vaya a Herramientas > Comparar documentos > Mi dispositivo > seleccione un segundo archivo. El segundo documento se resaltará en rojo.

Para comparar dos versiones del mismo archivo, primero anconada el Historial de versiones de su documento de destino. Pase el cursor sobre el archivo guardado previo, haga clic en los tres puntos y seleccione Hacer una copia. Ahora, regrese al documento de destino> Herramientas> Comparar documentos> seleccione la copia previo.

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4. Redacción y publicación

Diccionario integrado

Google Docs incluye un diccionario integrado que puedes personalizar con nuevos términos, nombres u ortografías específicas de la industria. Para añadir palabras personalizadas, vaya a Herramientas > Ortografía y gramática > Diccionario personal > Ingrese la palabra > Asociar > Aceptar.

Citas

La plataforma ofrece un administrador de citas sorprendentemente sólido, que le evita formatear manualmente las fuentes al final de un trabajo de investigación. Para abrirlo, vaya a Herramientas > Citas. Los estilos de soporte incluyen MLA (8.ª publicación), APA (7.ª publicación) y Chicago (17.ª publicación). Elija su estilo, seleccione un tipo de fuente (como un volumen, sitio web, película, etc.) y luego complete los campos. Google Docs puede completar automáticamente los cuadros desde una URL, pero es posible que usted mismo deba completar los detalles que faltan.

Una vez hecho esto, haga clic en Insertar obras citadas. para colocar las citas completamente formateadas en la página.

Sustituciones

Las sustituciones ahorran tiempo al reemplazar el texto taquigráfico con frases, oraciones o símbolos completos. Siga esta ruta para ver la tira completa: Herramientas > Preferencias > Sustituciones. Además puedes añadir el tuyo propio.

Por ejemplo, puede configurar «addr» para que se convierta en «1313 Disneyland Dr, Anaheim, CA 92802» a posteriori de ingresar un espacio.

Hacer archivos PDF editables

Google Docs tiene la capacidad de convertir archivos PDF en archivos editables. Todo lo que tiene que hacer es cargar el PDF en Google Drive > hacer clic derecho en el archivo > optar Aclarar con > Google Docs.

Traducir a un idioma diferente

Para traducir un documento a otro idioma, vaya a Herramientas > Traducir documento. Elija su idioma y la plataforma creará una copia traducida. Si admisiblemente Google Translate ha trayecto un holgado camino a lo holgado de los primaveras, recomiendo revisar el texto para demostrar su precisión y tono. La tecnología aún no es perfecta.

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5. Complementos

Extensiones

No son necesarias, pero si te gusta, Google Docs se puede mejorar con extensiones de terceros, descargables desde Google Workspace Marketplace. Estas herramientas agregan funciones adicionales, desde asistentes gramaticales y generadores de imágenes de IA hasta conversores de PDF. Para explorar el mercado, vaya a Extensiones > Complementos > Obtener complementos. Muchas de las extensiones son gratuitas, aunque algunas ofrecen actualizaciones pagas.

Presentar a través de Google Meet

Puede presentar su documento directamente en Google Meet sin carencia de cambiar de pestaña o pantalla. Para comenzar la presentación, haga clic en el ícono de la cámara en la ángulo superior derecha > Iniciar una nueva reunión.Aparecerá una ventana desde la derecha que muestra la reunión. Debajo de la pinta hay enlaces para compartir con otros.

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6. Alternativa de problemas

Borrar distinción y cookies del navegador

Si Google Docs parece sosegado o las páginas no se cargan, recomiendo borrar la memoria distinción de su navegador. Un grupo rápido para inaugurar el menú de asesinato es Ctrl + Shift + Suprimir en Windows y Cmd + Shift + Suprimir en MacOS para navegadores de terceros. Safari tiene su propia combinación de teclas, que es Cmd + Opción + E.

Seleccione las opciones respectivas de Cookies e Imágenes en distinción para su navegador y luego elimínelas. Nota: Los dos primeros atajos son compatibles con Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox y Opera. Sin requisa, es posible que algunos navegadores web no reconozcan esas combinaciones de teclas.

Actualiza tu navegador

Google Docs funciona mejor en un navegador que ejecuta las últimas actualizaciones, ya que garantiza la máxima compatibilidad y soluciona problemas de rendimiento. Para este consejo de opción de problemas, cubro tres de los navegadores web más populares.

• Chrome: haga clic en el Menú como lo indican los tres puntos verticales > Ayuda > Acerca de Google Chrome > permita que finalice la puesta al día > Reiniciar.
• Microsoft Edge: haga clic en el Menú como lo indican los tres puntos horizontales > Ayuda y comentarios > Acerca de Microsoft Edge > permita que finalice la puesta al día > Reiniciar
• Safari (las actualizaciones de Safari están vinculadas directamente a las actualizaciones de MacOS): haga clic en el menú Apple en la ángulo superior izquierda > Configuración del sistema > Militar > Modernización de software > Modernizar ahora.