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Conclusiones esencia de conectamentado
- Puede proteger sus datos y su canalización durante un cambio de CRM.
- Hay cinco mejores prácticas a seguir al portar a un nuevo CRM.
- La migración lleva mucho tiempo, pero si se hace proporcionadamente, vale la pena tener tranquilidad.
Cambiar su CRM parece sencillo hasta que se encuentra sumergido en campos que no coinciden, contactos duplicados y un equipo de ventas que no puede registrar una citación. He manido empresas tratar una migración de CRM como una simple exportación de datos, sólo para acontecer meses desenredando las consecuencias.
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Esa confianza tiende a desaparecer rápidamente. Según un examen de Vantage Point, hasta el 40% de las migraciones de CRM encuentran problemas importantes, desde fallas en la integridad de los datos hasta asignaciones de campos que corrompen silenciosamente sus informes. Pero esos problemas se pueden predisponer. Las cinco prácticas siguientes no eliminarán todos los dolores de capital, pero evitarán que los más graves descarrilen su implementación.
1. Audite sus datos existentes ayer de mover poco
El maduro error que veo en las migraciones de CRM es tratar el movimiento como un examen de copiar y pegar. Si su sistema presente tiene registros obsoletos, simplemente trasladará ese desorden a un nuevo hogar.
Comience ejecutando una auditoría completa de sus datos existentes. Las investigaciones muestran consistentemente que más del 70% de los registros de CRM se vuelven inexactos en un año, y la mayoría de las organizaciones descubren que tienen entre un 10% y un 30% de registros duplicados una vez que en realidad los revisan. Esos duplicados no sólo sobrecargan su nuevo sistema; distorsionan los pronósticos, interrumpen los flujos de trabajo automatizados y crean momentos incómodos cuando dos representantes llaman al mismo cliente potencial en la misma semana.
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Su auditoría debe señalar tres cosas: registros duplicados, registros incompletos a los que les faltan campos críticos como el correo electrónico o el nombre de la empresa, y contactos obsoletos que no han tenido actividad en primaveras. Utilice esto como una oportunidad para atreverse qué vale la pena seguir delante. Portar todo no siempre es la atrevimiento correcta, y el costo de la migración aumenta con el grosor de datos, por lo que acortar el peso muerto por precoz puede ahorrarle monises verdadero.
2. Cree un documento de mapeo de campo detallado
El mapeo de campo es donde las migraciones de CRM se desmoronan silenciosamente. Los datos dejan su antiguo sistema con buen aspecto, aterrizan en el nuevo en el oficio inexacto y nadie se da cuenta hasta que un representante de ventas no puede encontrar tres meses de notas de acuerdos.
Un documento de mapeo de campos es una remisión simple que muestra cómo cada campo en su CRM presente se traduce en un campo en el nuevo. Cada campo del sistema heredado necesita un campo correspondiente en el nuevo CRM, incluidos los campos personalizados que su equipo creó para campañas o procesos específicos. No asuma que los nombres coinciden: un campo denominado «Nombre de la empresa» en su sistema preliminar podría asignarse a «Nombre de cuenta» en el nuevo, y hacerlo mal significa que los datos de relación entre registros se rompen por completo.
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Preste específico atención a los campos que necesitan transformación, no sólo transferencia. Es posible que un campo industrial de texto vacancia en su antiguo CRM deba convertirse en una nómina de selección estructurada en el nuevo. Es posible que sea necesario dividir un único campo de «Nombre completo» en campos de nombre y patronímico separados. Estas transformaciones requieren reglas deliberadas, no conjeturas. Documentarlos ayer de que comience la migración le brinda un seguimiento de auditoría claro si poco sale mal.
3. Ejecute una migración de prueba ayer de publicarla
No importa cuán cuidadosa sea su planificación, la primera migración completa sacará a la luz problemas que no anticipó. Una migración de prueba en un conjunto de datos pequeño y representativo le permite detectar esos problemas sin involucrar a toda su colchoneta de datos de contactos.
Elija una porción de datos que cubra una variedad de tipos de registros: algunas cuentas, contactos asociados, algunos acuerdos abiertos y una muestra de actividad histórica. Ejecute la migración de prueba en un entorno provisional en oficio de en su sistema en vivo. Luego, verifique si los registros de contactos, las etapas del proceso, los historiales de actividades y los resultados de los informes se ven proporcionadamente. Si las notas de su acuerdo no aparecieron, o las etapas de su canalización se asignaron a la escalón incorrecta, querrá descubrirlo en una prueba, no en el primer día de su implementación.
La migración de prueba todavía le ayuda a calibrar su cronograma. Para las organizaciones medianas, una migración completa de CRM suele tardar entre 10 y 20 semanas desde la planificación hasta la puesta en marcha, y ese rango se amplía si la complejidad de los datos es entrada. Realizar una prueba con anticipación le brinda una idea realista de cómo se ve en realidad su radio de tiempo completa, en oficio de una suposición jovial.
4. Bloquee funciones y permisos ayer de que los datos se publiquen
La trámite del llegada es uno de los pasos que más se pasan por parada en una migración de CRM. Los equipos pasan semanas perfeccionando la calidad de los datos y el mapeo de campos, luego ponen todo en marcha con permisos que bloquean a las personas fuera de los registros que necesitan o brindan a toda la empresa visibilidad de los datos de los negocios que deben permanecer en equipos específicos.
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Antiguamente de comenzar, defina su estructura de permisos desde cero en oficio de copiarla de su sistema preliminar. Es posible que el maniquí de permisos de su antiguo CRM se haya ido construyendo de forma incremental a lo espacioso de primaveras y refleje estructuras organizativas que ya no existen. Un nuevo sistema es una buena oportunidad para configurarlo intencionalmente. El orden de migración típico es mover usuarios y roles primero, ayer de cuentas, contactos o acuerdos, de modo que la estructura exista ayer de que los datos lleguen a ella.
Involucre a los propietarios de sus datos en este paso. Cada objeto de datos importante, como cuentas, acuerdos y contactos, debe tener un propietario de negocio que autorice quién puede ver, editar y eliminar registros. Este no es sólo un examen de seguridad; así es como se evita que un representante recién incorporado edite accidentalmente en masa 500 registros de contactos en su primer día.
5. Entrene a su equipo ayer de la puesta en marcha, no a posteriori
Incluso una migración técnicamente limpia puede estancarse si las personas que utilizan el nuevo sistema no saben cómo funciona. Exhalar primero y capacitar a posteriori es una forma confiable de suscitar frustración, forzar a los representantes a retornar a las hojas de cálculo y terminar con un CRM en el que nadie confía.
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La formación ayer de la puesta en marcha no tiene por qué significar sesiones formales para todos. La prioridad es comprobar de que cada miembro del equipo comprenda los flujos de trabajo específicos de su función: cómo registrar una citación, refrescar la etapa de un trato, crear un contacto. Concentre la capacitación en lo que cambió con respecto al sistema preliminar, ya que la mayoría de las personas se adaptan más rápido cuando comprenden las diferencias en oficio de memorizar todo desde cero.
Planifique un período breve a posteriori del divulgación en el que cualquiera de su equipo esté habitable para contestar preguntas rápidamente. Los problemas posteriores a la migración rara vez implican una pérdida catastrófica de datos cuando los pasos anteriores se manejan proporcionadamente; en su mayoría son pequeñas confusiones que se multiplican si no reciben respuesta. Consultar con el equipo durante las primeras semanas para preguntar qué funciona y qué resulta incómodo es un experiencia práctico que rinde frutos rápidamente.
El resultado final
Las migraciones de CRM realizadas con cuidado cuestan tiempo por precoz. Pero si se hacen sin cuidado, cuestan mucho más en la parte posterior, en virtud de datos, frustración del equipo y puntos ciegos en la canalización que tardan meses en detectarse. Auditar sus datos, mapear campos con precisión, ejecutar migraciones de prueba, mandar el llegada deliberadamente y capacitar a su equipo ayer del divulgación puede parecer mucho trabajo, pero lo harán recuperable cuando las cosas no salgan exactamente según lo planeado.
